Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая политика обработки персональных данных (далее — Политика) составлена в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон о персональных данных) и определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению безопасности персональных данных, предпринимаемые обществом с ограниченной ответственностью «ЭКСПРУС» (далее — Оператор).
1.2. Реквизиты Оператора:
ОГРН: 1172375070999
ИНН: 2308248350
Адрес места нахождения: 350020, Краснодарский край, г. Краснодар, ул. Рашпилевская, д. 179/1, помещ. 9.
Адрес электронной почты: info@exprus.academy.
1.3. Настоящая Политика применяется ко всей информации, которую Оператор может получить о посетителях функционирования сервиса EXPRUS AI/ЭКСПРУС ИИ (https://exprus.academy/audit), включая:
лендинг сервиса;
форму загрузки документов на предварительный анализ;
страницу публичного отчета по ссылке;
формы обратной связи, консультации и заказа рецензии;
email-уведомления;
закрытый доступ тестеров;
административную часть сервиса.
1.4. Сервис EXPRUS AI / ЭКСПРУС ИИ предназначен для предварительного анализа судебных экспертиз и экспертных документов с использованием технологий искусственного интеллекта. Результат анализа является аналитическим материалом и не заменяет профессиональную рецензию судебного эксперта.

2. Основные понятия, используемые в Политике

2.1. Автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
2.2. Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
2.3. Веб-сайт — совокупность графических и информационных материалов, а также программ для ЭВМ и баз данных, обеспечивающих их доступность в сети интернет.
2.4. Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
2.5. Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить без использования дополнительной информации принадлежность персональных данных конкретному Пользователю или иному субъекту персональных данных.
2.6. Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
2.7. Оператор — ООО «ЭКСПРУС», организующее и осуществляющее обработку персональных данных, определяющее цели, состав данных и действия с ними.
2.8. Персональные данные — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (Пользователю).
2.9. Пользователь — лицо, использующее сервис, загружающее документы, просматривающее отчет или оставляющее заявку на консультацию.
2.10. Документ — файл (PDF, DOCX, ZIP, JPG, PNG и иные поддерживаемые форматы), загруженный пользователем для предварительного анализа.
2.11. Предварительный анализ — автоматизированная обработка документа с использованием OCR, LLM и внутренних алгоритмов сервиса для выявления признаков ошибок, рисков и оснований для дальнейшей экспертной проверки.
2.12. Публичный отчет — страница с результатом анализа, доступная по уникальной ссылке.
2.13. Трансграничная передача персональных данных — передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому или иностранному юридическому лицу.
2.14. Уничтожение персональных данных — любые действия, в результате которых персональные данные уничтожаются безвозвратно с невозможностью дальнейшего восстановления содержания персональных данных в информационной системе персональных данных и/или уничтожаются материальные носители персональных данных.

3. Основные права и обязанности Оператора и субъектов данных

3.1. Оператор имеет право на получение достоверных данных, определение мер защиты, а также на продолжение обработки при отзыве согласия, если для этого есть законные основания.
3.2. Оператор обязан предоставлять информацию о обработке, организовывать обработку согласно закону, отвечать на запросы субъектов, публиковать Политику, обеспечивать защиту данных и исполнять иные обязанности по 152-ФЗ.
3.3. Субъекты персональных данных имеют право:
- получать информацию об обработке своих персональных данных;
- требовать уточнения, блокирования или удаления персональных данных;
- отзывать согласие на обработку персональных данных;
- отказаться от рекламной и информационной рассылки;
- обжаловать действия или бездействие оператора в уполномоченный орган или суд;
- направлять запросы по вопросам обработки персональных данных.
3.4. Субъект персональных данных подтверждает, что имеет законные основания для загрузки документа в сервис и передачи его на предварительный анализ.
3.5.Пользователь обязуется не загружать документы, если их передача оператору или обработчикам нарушает закон, судебный запрет, договорную обязанность о конфиденциальности или права третьих лиц.
3.6. Если документ содержит персональные данные третьих лиц, пользователь подтверждает, что передает документ в сервис в рамках законной цели и понимает характер обработки.
3.7. Обработка персональных данных осуществляется на основании:
- согласия пользователя на обработку персональных данных;
- согласия на обработку данных, содержащихся в загруженных документах;
- согласия или явного подтверждения пользователя на автоматизированный анализ с использованием ИИ;
- пользовательского соглашения, если оно принято пользователем;
- необходимости исполнения запроса пользователя на получение результата анализа, консультации или обратной связи;
- законных интересов оператора по обеспечению безопасности сервиса, предотвращению злоупотреблений, ведению технических логов и защите прав;
- требований применимого законодательства.

4. Цели обработки и вид персональных данных

4.1. Персональные данные обрабатываются для следующих целей:
- создание и обработка заявки на предварительный анализ документа;
- загрузка, хранение и техническая обработка файлов;
- распознавание текста документов с помощью OCR;
- анализ текста с использованием LLM и внутренних алгоритмов сервиса;
- формирование публичного отчета по заявке;
- отправка email-уведомлений о статусе заявки и ссылке на отчет;
- связь с пользователем по вопросу консультации или рецензии;
- предоставление закрытого доступа тестерам;
- администрирование сервиса, обеспечение безопасности и предотвращение злоупотреблений;
- учет согласий пользователя;
- обработка обращений, жалоб и запросов пользователя;
- ведение аудита действий и технических логов;
- выполнение требований закона и защита прав оператора.
4.2. Рекламные и информационные сообщения направляются только при наличии отдельного согласия пользователя на такую рассылку.
4.3. В сервисе предусмотрена возможность использования обезличенных загруженных документов и результатов анализа для улучшения и обучения ИИ-моделей ЭКСПРУС. Такое использование осуществляется только при наличии отдельного добровольного согласия пользователя. Если пользователь не дал такое согласие, его документы и результаты анализа не используются для улучшения и обучения ИИ-моделей.

5. Особенности обработки при использовании сервиса

5.1. Загруженные Пользователем документы могут содержать специальные категории персональных данных (сведения о состоянии здоровья, судимости, интимной жизни, биометрические данные). Такие данные обрабатываются исключительно для целей предварительного анализа документа на основании прямого письменного (в том числе электронного) согласия Пользователя.
5.2. ИИ-анализ не является юридическим заключением, судебной экспертизой или профессиональной рецензией эксперта. Результат носит информационный (предварительный) характер.
5.3. Использование загруженных документов и результатов анализа для улучшения и обучения ИИ-моделей осуществляется только при наличии отдельного добровольного согласия Пользователя (отдельный флажок или чекбокс). При отсутствии такого согласия данные используются исключительно для разового анализа конкретного документа.
5.4. Публичный отчет формируется по ссылке. Любое лицо, получившее ссылку, может открыть отчет. Пользователь несет ответственность за распространение ссылки и обязан учитывать, что отчет может содержать персональные данные третьих лиц.
5.5. Для рекламных и информационных рассылок используется отдельное согласие пользователя.
5.6. Для обработки специальных категорий персональных данных, если такие сведения содержатся в загруженных документах, пользователь подтверждает согласие на их обработку исключительно для целей предварительного анализа документа.
5.7. Публичный отчет по ссылке
5.7.1. После завершения анализа сервис может сформировать публичный отчет, доступный по уникальной ссылке.
5.7.2. Отчет может содержать результат анализа, фрагменты документа, выявленные риски, рекомендации и иную информацию, связанную с загруженным документом.
5.7.3.Любое лицо, получившее ссылку, может открыть отчет до истечения срока действия ссылки или ее отключения. Пользователь несет ответственность за передачу ссылки третьим лицам.
5.7.4. Оператор применяет технические меры защиты ссылки, включая непредсказуемый токен, запрет индексации и возможность отключения отчета.

6. Вид персональных данных

6.1. Контактные данные пользователя:
- фамилия, имя, отчество или указанное пользователем имя;
- адрес электронной почты;
- номер телефона.
6.2. Данные, содержащиеся в загруженных документах:
- текст судебной экспертизы, заключения эксперта, заключения специалиста или иного документа;
- сведения об участниках дела, экспертах, организациях, судах, датах, процессуальных документах;
- фрагменты документа, необходимые для формирования отчета;
- изображения страниц, если документ представлен в виде сканов или фотографий.
6.3. Технические данные:
- IP-адрес или его хэш;
- user-agent или его хэш;
- cookie и идентификаторы сессии;
- дату и время действий;
- сведения о просмотре публичного отчета;
- логи ошибок, токены и технические метрики работы OCR/LLM.
6.4. Данные администраторов и тестеров:
- email/логин;
- парольный хэш;
- роль и права доступа;
- статус доступа;
- дата последнего входа;
- количество входов;
- журнал действий администратора.
6.5. Загруженные документы могут содержать персональные данные третьих лиц, а также специальные категории персональных данных, например сведения о состоянии здоровья, судимости, обстоятельствах судебного дела, семейных или имущественных отношениях. Такие данные обрабатываются только в целях оказания пользователю функционала предварительного анализа документа.

7. Действия с персональными данными

7.1. Оператор может совершать следующие действия с персональными данными:
- сбор;
- запись;
- систематизация;
- накопление;
- хранение;
- уточнение;
- извлечение;
- использование;
- передача, предоставление и доступ;
- обезличивание;
- блокирование;
- удаление;
- уничтожение;
- иные действия, необходимые для целей обработки.
7.2. Обработка осуществляется автоматизированным, неавтоматизированным и смешанным способом, с передачей по сети Интернет там, где это необходимо для работы сервиса.

8. Автоматизированная обработка и ИИ-анализ

8.1. Для работы сервиса Оператор привлекает следующих обработчиков (перечень актуален на дату публикации Политики):
- провайдеру хостинга или серверной инфраструктуры;
- провайдеру объектного хранилища, включая Yandex Object Storage, если он включен;
- провайдеру OCR, включая Yandex Vision OCR, если он включен;
- LLM-провайдерам, выбранным в настройках сервиса;
- провайдеру email-рассылки и сервисных уведомлений;
- CRM или webhook-получателю, если интеграция включена;
- подрядчикам, обеспечивающим техническую поддержку и безопасность, при наличии оснований и договорных обязательств о конфиденциальности.
Для предварительного анализа Оператор использует:
- OCR для распознавания текста;
- LLM-модели для анализа текста и подготовки структурированного результата;
- внутренние правила и алгоритмы обработки документов;
- системы хранения файлов и извлеченного текста.
8.2. Оператор передает обработчикам только те данные, которые минимально необходимы для достижения соответствующей цели.
8.3. ИИ-анализ не является юридическим заключением, судебной экспертизой или профессиональной рецензией эксперта. Итоговый отчет предназначен для предварительной оценки рисков и принятия решения о необходимости консультации или полноценной рецензии.
8.4. Пользователь должен учитывать, что качество анализа зависит от качества загруженного документа, полноты страниц, качества OCR, выбранной модели и доступного объема текста.
8.5. Если документ содержит команды, инструкции или текст, направленный на изменение поведения ИИ, такие фрагменты рассматриваются как часть документа и не являются инструкциями для сервиса

9. Трансграничная передача

9.1. При использовании российских обработчиков и хранения данных на территории Российской Федерации трансграничная передача может не осуществляться.
9.2. Если в настройках сервиса используются иностранные LLM-провайдеры, инфраструктура или иные обработчики, данные могут передаваться за пределы Российской Федерации в объеме, необходимом для анализа документа или работы сервиса.
9.3. До включения иностранного провайдера оператор должен проверить правовые основания трансграничной передачи и выполнить необходимые требования законодательства, включая уведомление Роскомнадзора, если оно требуется.

10. Сроки хранения и порядок удаления

10.1. Персональные данные хранятся не дольше, чем это необходимо для целей обработки, если иной срок не установлен законом.
Категория данных - Срок хранения - Основание / Примечание:
Контактные данные Пользователя - 5 лет с момента последнего взаимодействия - Исполнение договора, разрешение споров
Загруженные документы и OCR-текст - 1 год с момента завершения анализа - Для повторного анализа, разрешения споров.
Публичный отчет - 1 год (или до отключения ссылки пользователем) - Ссылка может быть деактивирована по запросу.
Логи (IP, User-Agent, Audit-log) - 1 год - Обеспечение безопасности.
Данные, используемые для обучения ИИ - Бессрочно, но только в обезличенном виде - При условии отдельного согласия.
10.2. По достижении целей обработки или по истечении срока хранения данные уничтожаются или обезличиваются, если иное не предусмотрено законом.
10.3 Пользователь может направить запрос на удаление или уточнение персональных данных по контактному адресу оператора.

11. Меры защиты персональных данных

11.1. Оператор принимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий:
- разграничение доступа администраторов по ролям;
- хранение паролей в виде хэшей;
- шифрование чувствительных API-ключей;
- журналирование административных действий;
- ограничение публичного доступа к файлам;
- хранение файлов в закрытом объектном хранилище или защищенном локальном хранилище;
- аудит доступа к чувствительным данным;
- сроки хранения и очистка чувствительных текстов;
- защита публичных отчетов токенами;
- ограничения на размер файлов и количество заявок;
- контроль prompt-injection в загруженных документах

12. Cookie и маркетинг

12.1. Сервис использует необходимые cookie для авторизации, работы интерфейса, сохранения сессии и обеспечения безопасности.
12.2. Аналитические и маркетинговые cookie устанавливаются только с согласия Пользователя.
12.3. Сервисные уведомления о заявке, ошибке анализа, готовности отчета или статусе обработки направляются пользователю в рамках исполнения его запроса.
12.4. Рекламные и информационные рассылки (не связанные с исполнением заявки) направляются только при наличии отдельного согласия. Пользователь вправе отказаться от них в любой момент.
12.5. Пользователь вправе отказаться от рекламной и информационной рассылки способом, указанным в письме или отдельном согласии.

13. Заключительные положения

13.1. Пользователь может получить разъяснения и реализовать свои права, направив запрос на email: info@exprus.academy.
13.2. Оператор вправе вносить изменения в Политику. Новая версия вступает в силу с момента размещения на сайте по адресу: https://audit.exprus.academy/legal/personal-data-policy/.
13.3. Оператор вправе изменять Политику при изменении сервиса, состава обрабатываемых данных, перечня обработчиков, законодательства или внутренних процессов.
13.4. Актуальная версия Политики размещается на сайте сервиса.
13.5. Существенные изменения, влияющие на права пользователя или состав обработки, должны сопровождаться обновлением текстов согласий и версии согласия.